O que você deve saber antes de contratar um funcionário? 

Entre todas as rotinas do departamento pessoal, a contratação de funcionários é um dos processos mais burocráticos. 

Isso porque, se houver alguma inconsistência nos documentos, a empresa poderá correr riscos com ações trabalhistas, multas e penalidades.

Por isso, não basta criar vagas e fazer um bom processo seletivo, o gestor deve ficar atento a todas as etapas do processo de contratação, bem como a legislação que deve ser seguida e os documentos que precisam ser apresentados e arquivados. 

A seguir vamos falar sobre as etapas do processo de contratação para que você tenha um guia completo de como realizá-las de maneira assertiva e legal. Continue acompanhando e saiba mais! 

Recrutamento e seleção 

O primeiro passo para contratação de funcionários é a seleção de candidatos. 

Deve ser definido o cargo que será disponibilizado e também o nível de experiência exigido – jovem aprendiz, estagiário, CLT, etc. 

Após essas definições, a vaga está criada, e você deve resumir as informações que serão divulgadas nos canais de comunicação. 

Para que a seleção de candidatos seja bem efetiva, a descrição da vaga precisa ser completa. 

Especifique a formação desejada, a faixa salarial, o pacote de benefícios oferecidos, a jornada de trabalho, local, etc. 

Saiba que, quanto mais completa for a descrição da vaga, mais afunilada será o processo de triagem dos currículos dos candidatos, pois assim, somente se interessaram pela oportunidade os profissionais que atenderam todos os requisitos. 

Após a primeira triagem e avaliação de currículos, o recrutador deve realizar dinâmicas, entrevistas individuais, testes e por fim, escolher o candidato ideal. 

Documentação 

Depois que o candidato foi escolhido, é hora de recolher e analisar toda a documentação, a fim de proceder com o registro, se for o caso.

Para contratos de profissionais firmados por meio da CLT, é preciso recolher a carteira de trabalho e alguns documentos pessoais. 

Ao contrário do que era feito antigamente hoje não é mais necessário o empregador reter 5 dias a CTPS do colaborador para admiti-lo, por conta do esocial o colaborador pode entregar sua CTPS de forma digital.

Além disso, é necessário esses documentos: 

•     RG e CPF, 
•     Comprovante de escolaridade 
•     Comprovante de residência
•     Certidão de nascimento dos filhos menores 
•     PIS
•     Certificado de alistamento militar para homens
•     Atestado de saúde ocupacional (ASO)
•     CNH, caso a função exija o uso de veículos 
•     Foto 3×4 
•     Declaração de dependentes se houver 
•     Título de eleitor e comprovante de votação das últimas três eleições.

 

Para atividades profissionais que exigem registro profissional, o comprovante também deve ser solicitado.

O exame admissional também é uma etapa do processo de admissão de um colaborador que está previsto na CLT. 

O texto da lei é claro: os empregadores são obrigados a submeter novos colaboradores a esses exames, que consistem em avaliações físicas e mentais. 

Geralmente nesse exame são avaliados: pressão arterial, batimentos cardíacos e histórico de doença familiar.

Exames de visão e audição não são obrigatórios a todas as funções, apenas se exigidos para os cargos e também devem estar de acordo com a Norma Regulamentadora. 

É importante saber também que exames como gravidez ou teste de HIV não podem ser solicitados.

Efetivação de Registro 

É necessário formalizar o registro do empregado na Carteira de Trabalho, seja por meio de registro eletrônico, livro ou ficha. 

As informações necessárias abrangem o salário base + adicionais – como o adicional noturno e o por insalubridade, o cargo, o local de trabalho e a jornada laboral. 

Essas anotações devem ser feitas em carteira, bem como as informações relacionadas a férias, licenças médicas, licença maternidade ou paternidade e correlatas.

Contrato de Trabalho 

Muitas pessoas pensam que somente o registro na carteira garante a contratação, mas isso não é verdade.

Mesmo com as anotações na Carteira de Trabalho, a relação contratual deve ser formalizada por escrito, e isso se dá por meio da formalização do contrato de trabalho. 

A relação entre empresa e empregado pode ser formalizada por diversos tipos de contrato de trabalho e os mais comuns são:

•     Contrato por tempo indeterminado
•     Contrato por tempo determinado
•     Contrato temporário 
•     Contrato eventual
•     Contrato de estágio 

 

Todas essas modalidades de contrato de trabalho estão previstas em lei e com ele, tanto o colaborador quanto a empresa firmam um compromisso de direitos e deveres que devem ser cumpridos, sob pena de indenização e penalização.

Ao formalizar o contrato, é preciso manter uma via sob guarda da empresa e outro sob guarda do colaborador. 

As duas vias possuem valor e asseguram a validade da contratação, inclusive para comprovação de fins trabalhistas, se for solicitado em algum momento. 

Integração 

Depois de aprovado no processo seletivo e efetivação do registro, está na hora de receber o novo colaborador.

Esse momento é de total atenção pois o profissional terá o seu primeiro contato com o ambiente de trabalho, demandas e demais profissionais. 

No primeiro dia do novo colaborador é ideal que a rotina seja leve, e a pessoa não seja bombardeada de informações. 

Apresente o colaborador aos seus líderes e colegas de setor, e faça com que ele conheça todos os departamentos.

Algumas empresas costumam oferecer kits de boas vindas, como forma de recepcionar o novo integrante e torná-lo parte do time. 

Isso não é obrigatório, mas o ideal é que o funcionário se sinta confiante e acolhido em seu novo local de trabalho, e vá se alinhando aos valores da empresa. 

Cuidados na contratação 

Alguns aspectos devem ser avaliados com cautela pelos empregadores, mesmo depois de formalizado o processo de contratação. 

A jornada de trabalho deve ser adequada, e se houver horas extras, o cálculo e pagamento deve ser feito de maneira assertiva. 

Os benefícios devem ser flexíveis, e os recolhimentos de impostos devem ser feitos no dia correto para não acarretar problemas. 

Como você viu, o processo de contratação de funcionários é burocrático, mas não é nenhum bicho de sete cabeças. 

Se a empresa seguir corretamente o que a legislação exige, você garantirá que ela tenha uma mão de obra qualificada, que esteja de acordo com o que há previsto em lei e afaste qualquer complicação jurídica relacionada às obrigações trabalhistas.